市人大常委会机关公文种类主要有：公告，决议，决定，规则，实施办法，议案，意见、批评和建议，请示、批复，报告，通知，通报，函，会议纪要，审议意见，审议情况通报等。机关公文处理包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。制发工作由秘书科负责，相关委室办公室（科）配合。

    一、收文的办理

   （一）签收  秘书科逐件清点来文后签收。发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。

   （二）登记  将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。

   （三）分发  根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时送秘书长提出处理意见后分送有关领导和委室。

   （四）传阅  按照规定和程序将公文送有关领导和委室传阅，不得随意扩大传阅范围和横向传阅。秘书科应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。

   （五）拟办、批办  对需要办理的公文，由分管副秘书长提出拟办意见，再送请秘书长或主管领导批示后办理。

   （六）承办  领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关委室承办的公文，秘书科应尽快交有关委室办理。承办部门应及时办理，不得延误、推诿。如认为不属于本委室职责或者不适宜由本委室承办的，应及时退回秘书科并说明理由。
对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要秘书科或分管副秘书长提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出办理时限。

   （七）催办  对办理中的公文由秘书科进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。

   二、发文的办理

  （一）公文的起草  草拟公文应当做到：

    1．符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。

    2．情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规范。
   
    3．结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”
 
    4．必须使用国家法定计量单位。

    5．国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。
公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。

   （二）校对审核  公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。各类公文应先送副秘书长、研究室主任审核把关。公文校对审核的内容是：

    1．报批程序是否符合规定。

    2．内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

    3．涉及有关委室和部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

    4．所提措施和办法是否切实可行。

    5．文种使用是否准确，公文格式是否规范。

    6．已经领导审核的文稿，在印发之前应再作校核。如内容确需作实质性修改的，须报原审批领导复审。

   （三）审签

    1．以市人大常委会名义制发的各类文件、材料，需经秘书长和分管副主任审核，由常委会主要领导审批签发。

    2．以市人大常委会办公室名义制发的各类文件、材料，需经分管副秘书长初审，由秘书长签发。其中，重大问题应经相关副主任审核，由常委会主要领导审批签发。

    3．《市人大常委会审议意见》由相关委室代拟文稿，委室领导核稿，由秘书长和分管副主任审核后，提交主任会议讨论，由常委会主要领导审批签发。

    4．《市人大常委会审议情况通报》由相关委室起草文稿，委室领导核稿，秘书长审核，由分管副主任审批签发。

    5．委室形成的各类材料，由委室领导审核签发。委室领导认为有必要送分管副主任签发的，报请分管副主任审批签发。

    6．领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。

    7．签批公文应当用钢笔、签字笔或者毛笔，不能用铅笔和兰色圆珠笔。

   （四）登记编号  按照发文字号编制办法的要求，由秘书科进行登记编号后送印。

   （五）印制  做到准确、及时、规范、安全。各委室（科室）制发的各类文件、材料，由各委室（科室）办公室装订后，交秘书科分送。其他文件、材料由秘书科装订后分送。

   （六）分发  应由秘书科分送主送机关、抄送机关。
传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复，或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件，应当复印后再办理。

    三、公文立卷、归档和销毁

   （一）公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理的规定，按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，并定期向档案部门移交。委室和个人不得保存应当归档的公文。

   （二）联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复印件。

   （三）没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。确保不丢失、不漏销。销毁绝密公文（含电报），应当进行登记。